CDIAct ⚪ Lisez-moi

1 CDIAct ?

1.1 Qu'est-ce que CDIAct ?

CDIAct est une application Web de gestion des présences pour les CDI des établissements scolaires. Elle permet à chaque élève de s'inscrire en autonomie, pour une durée déterminée, en 3 clics.

↦ Saisie des premières lettres du nom
↦ Sélection du nom
↦ choix de la durée
↦ validation

Démo fonctionnelle

1.2 Pourquoi CDIAct ?

Comme tous les CDI, nous avions besoin d'un outil pour savoir qui était présent, ne serait qu'en cas d'évacuation d'urgence. Il nous à également semblé intéressant de lier facilement cette application à notre rapport d'activité.

Avec le RGPD et la disparition de l'auteur de CDIStat (diffusé en code propriétaire et donc impossible à ajouter au registre des activités), la solution la plus simple revenait alors à construire notre propre outil.

CDIAct est ainsi le fruit d'un développement maison en 2019, testé depuis au CDI avec environ 3200 comptes et plus de 500 passages jours, les bonnes années.

Il correspondait essentiellement à nos besoins.

Mis en ligne, de nombreux collègues ont alors manifesté leur intérêt pour cette application. C'est aussi ce qui a motivé le développement actuel.

1.3 Pourquoi une nouvelle version ?

Avec le recul, pour des raisons de sécurité et de simplicité d'installation, mais aussi pour ne pas monopoliser un poste informatique pour cette seule activité, il fallait faire évoluer CDIAct.

Comment lever les contraintes techniques du serveur Web, de la responsabilité de la sécurisation des données, de la complexité de l'installation elle-même ?

La technique du Localstorage, autrement dit du stockage des données dans le navigateur s'est alors peu à peu imposée.
Les 5 années d'expérience de la première version, la volonté de coder avec le minimum d'octets — moins est plus —, ont également montré que la mémoire de ces mêmes navigateurs était largement suffisante à cet usage, très largement même.

Même si l'objectif n'est pas la production, je n'ai pas, en tout cas pour le moment, le temps d'un suivi ou de développements permanents, il s'agissait donc surtout à la fois d'un défi technique et de la mise en œuvre d'une philosophie du partage.

CDIAct est entièrement gratuit, sans pub et essentiellement développé sur temps libre.

A ces contraintes s'ajoutent l'idée de recyclage (je travaille par exemple sur un lecteur de QR-code à partir d'un vieux téléphone), et donc de réutilisation des postes informatiques.

1.4 Qu'apporte cette version ?

Cette nouvelle version permet une installation sans serveur Web et sans connexion.
Elle peut donc s'effectuer sur un vieil ordinateur pour le recycler (ancien, sans être une antiquité non plus, disons… la dernière version réformée).

Il est d'ailleurs déconseillé et inutile de mettre ce poste sur le réseau. Il ne devrait servir qu'à la saisie des présents.

Pour faire fonctionner CDIAct, un navigateur suffit et d'ailleurs il est recommandé d'utiliser un vieil (de moins de 10 ans quand même) ordinateur réformé sur lequel seul un navigateur et un éditeur de texte sont installés. Tout le reste est inutile.

Seules contraintes, le navigateur doit avoir javascript activé et être compatible html5, ce qui est le cas de n'importe quel navigateur à jour, par défaut.

Toutes les données sont, en effet, stockées dans la mémoire du navigateur, largement suffisantes, notamment pour l'autocomplétion, ou les statistiques.

Les capacités des 4 navigateurs testés (Opéra, Firefox, Chrome, Edge) avec 3200 comptes élèves, et plus de 20 000 lignes de statistiques ont été très largement suffisantes pour une année d'enregistrements.

A titre d'exemple, 20000 enregistrements occupent environ 10% de la mémoire disponible.

Pour les statistiques seul un identifiant est stocké que seul le responsable du traitement peut mettre en relation avec un nom.

1.5 Quelles précautions prendre ?

L'installation hors réseau sur un poste qui ne sert qu'à cela est l'un des axes majeurs de la sécurité des données. Le poste de saisie ne sert qu'à cela, les élèves n'y restent que les quelques secondes nécessaires à l'inscription.

Tous les ans, en même temps que le nouveau fichier des élèves est mis à jour, il est fortement recommandé, et légalement indispensable, d'effacer les anciennes données.

Des sauvegardes régulières sont également très fortement recommandées❕

2 Les 4 modules

2.1 Le module de saisie

C'est le plus important et le seul accessible aux élèves, sans authentification préalable.
Les élèves saisissent les 2 ou 3 premières lettres de leur nom de famille. Nom, prénom et classe sont ensuite proposés par autocomplétion et il suffit de cliquer sur la bonne forme.

Un deuxième écran s'affiche pour sélectionner le temps de présence. Le tout est validé par un clic, un écran vide s'affiche.

2.2 Le module des présents

Le fichier 'presents.html' (du répertoire 'gestion' ou via la page d'accueil) en cliquant tout en bas sur le bouton…

Par défaut, ce sont tous les présents du jour.
Ce module permet par exemple, en cas d'évacuation ou pour différentes raisons liées à l'exercice de votre responsabilité en matière de sécurité ou de présence, de générer rapidement la liste des présents et de faire leur appel.

Les "présents du passé"

Une autre possibilité de connaître la liste des présents, en remontant cette fois-ci beaucoup plus en arrière dans le temps, est le module 'présent-passé' (fichier 'presentsPasse.html' dans 'gestion').

Sur authentification préalable, il permet de générer la liste des présents à une date donnée.

2.3 Le module statistiques

2.4 Le module de gestion

En plus de ces 3 modules, un fichier de gestion unique et adapté à votre configuration permet de gérer CDIAct.

Accessible par mot de passe, cette page permet d'installer CDIAct sur un poste (ou plus précisément dans un navigateur), de faire des sauvegardes, de supprimer, restaurer des nouvelles bases ou de vérifier si tout va bien.

C'est le fichier le plus important, il est unique car configuré pour votre CDI, et il est généré en ligne via la page
https://emi.re/CDIAct-V2/gestion/installation.html

Une fois généré en ligne, en suivant les étapes indiquées, le fichier 'IDunique.html' est à copier dans le dossier 'gestion'.

3 Tester, installer CDIAct

3.1 Prérequis

Matériel

CDIAct ne nécessite ni serveur Web, ni connexion en fonctionnement. La partie configuration est réalisée en ligne, puis recopiée sur la machine de saisie.
Un vieux PC inutilisé fera donc largement l'affaire et reste fortement recommandé. L'esprit même de cette application est de recycler un vieux poste inutilisé (pas trop vieux quand même ⌚).

Les données sont stockées dans "l'objet" localstorage du navigateur.

Ce format a l'avantage de pouvoir être utilisé sans connexion et sans serveur Web et le désavantage de stocker des données en clair et peuvent donc aussi être effacées par malveillance.

Aucun élève ne devrait donc rester devant le poste.

La version 1, en mode serveur, n'est plus suivie.

Connaissances informatiques

L'installation ou la gestion sont accessible à toutes et tous, à condition de maîtriser toutefois et à minima les connaissances suivantes :

• Les notions d'URL, de chemin des données, nom et extension de fichier
• La technique du copié/collé
• La maîtrise du gestionnaire de fichier
• L'export de BCDI avec un rapport fourni ou la saisie d'un fichier texte au format csv

A ces compétences de base s'ajoute une relative rigueur, comme c'est toujours le cas en informatique dans la saisie des données ou le suivi des instructions.

Que ce soient les espaces - jamais plus d'une espace¹ entre deux chaines de caractères -, les lettres accentuées, les fins de ligne, tout est signifiant en informatique et un point virgule de trop peut corrompre une installation.

Les caractères / : * ? ” <> |. sont par exemple proscrits pour les noms d'élèves ou de classe.

3.2 Tester CDIAct-V2

Vous pouvez, si vous le souhaitez, tester CDIAct-V2 avec un set de données de démo avant de configurer et d'installer la version définitive.

1 Téléchargez CDIAct-V2 et décompressez l'archive

2 Copiez-collez le répertoire complet sur la machine de test

3 Ouvrez le fichier "gestion-demo.html" du répertoire 'gestion', mot de passe 'démo' et cliquez sur le bouton "installer la configuration".
Un set de données de test est installé.

Ouvrez ensuite le fichier "index.html" à la racine de CDIAct et faites vos tests.

3.3 Configurer votre version

Vous avez fait vos différents tests et souhaitez configurer votre propre version ?

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